Comment faire la différences entre OneDrive & SharePoint ?

SharePoint et OneDrive, faisant partie de la suite Microsoft 365, sont des outils dédiés au stockage de fichiers. Vous vous demandez peut-être : "Pourquoi avons-nous besoin de deux applications pour stocker nos documents dans Microsoft 365 ?" C'est précisément la question que nous allons explorer dans cet article.

Points communs :

OneDrive for Business et SharePoint partagent une interface similaire ainsi que des fonctionnalités communes. Ils permettent tous deux l'édition en ligne, en solo ou en collaboration. Chacun propose un historique des versions, la possibilité de synchronisation hors ligne, le partage externe, un accès mobile, et la gestion des autorisations d'accès aux documents.

De plus, OneDrive et SharePoint sont tous deux accessibles via Microsoft Teams. Vous retrouvez OneDrive dans vos conversations privées, tandis que SharePoint est accessible dans la bibliothèque de votre discussion d'équipe.

Quand utiliser OneDrive :

Bien que ces deux applications partagent de nombreuses similitudes, leurs usages diffèrent. Voici les situations où privilégier l'utilisation de OneDrive :

• Pour un stockage personnel, chaque utilisateur dispose d'au moins 1 To d'espace. C'est la solution idéale pour les documents que vous souhaitez garder à titre personnel, sans intention de les partager.
• Pour les documents que vous prévoyez de modifier en privé, tels que des brouillons, avant de les partager.

Il est à noter que bien que le partage de documents soit possible sur OneDrive, cela peut devenir complexe en termes d'autorisations d'accès. De plus, cela peut entraîner de la confusion lorsque chacun partage sa propre version issue de son OneDrive, avec des modifications individuelles.

Il est également important de noter que si les fichiers sont stockés sur le OneDrive d'un utilisateur, il y a un risque de perdre l'accès aux fichiers si cet utilisateur quitte l'entreprise.

Quand utiliser SharePoint :

SharePoint, en revanche, est un espace de stockage collaboratif. Cet outil est idéal pour la collaboration et le partage de documents. Il permet de définir des niveaux d'accès pour les équipes et les utilisateurs. Ainsi, certains pourront éditer des dossiers tandis que d'autres pourront seulement les consulter, voire n'y auront pas accès du tout.

Selon la taille et la complexité de l'organisation, il est courant d'avoir deux types d'espaces SharePoint : le SharePoint d'équipe, destiné à la collaboration, et le SharePoint public, davantage axé sur la publication et le partage (souvent utilisé comme site de communication ou d'intranet).

En définitive ...

Bien que SharePoint et OneDrive partagent des similitudes du fait de leur intégration dans l'écosystème Microsoft, leur utilité varie selon le contexte d'utilisation. OneDrive est destiné à un usage personnel, tandis que SharePoint favorise la collaboration. Enfin, le SharePoint public est à privilégier pour les fichiers destinés à la consultation au sein du groupe.

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